51.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gadw a chynnal y cofnodion a bennir yn Atodlen 2 mewn cysylltiad â phob man y darperir y gwasanaeth ynddo.
(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—
(a)sicrhau bod cofnodion sy’n ymwneud ag unigolion yn gywir ac yn gyfredol;
(b)cadw pob cofnod yn ddiogel;
(c)gwneud trefniadau er mwyn iʼr cofnodion barhau i gael eu cadwʼn ddiogel os bydd y gwasanaeth yn cau;
(d)yn achos cofnodion am blentyn sy’n derbyn gofal gan awdurdod lleol, sicrhau bod y cofnodion yn cael eu danfon iʼr awdurdod lleoli pan yw’r plentyn yn gadael;
(e)gwneud y cofnodion ar gael i’r rheoleiddiwr gwasanaethau ar gais;
(f)cadw cofnodion sy’n ymwneud ag unigolion am bymtheng mlynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf, oni bai bod y cofnodion yn cael eu dychwelyd i’r awdurdod lleoli yn unol ag is-baragraff (d);
(g)sicrhau bod unigolion sy’n defnyddio’r gwasanaeth, a’u rhieni a’u gofalwyr—
(i)yn gallu cael mynediad i’w cofnodion, a
(ii)yn cael gwybod eu bod yn gallu cael mynediad i’w cofnodion.
(3) Ond nid yw’n ofynnol i ddarparwr gwasanaeth ddarparu mynediad i’r cofnodion sy’n ymwneud ag unigolyn o dan baragraff (2)(g)—
(a)os yw’r unigolyn yn oedolyn neu’n blentyn 16 oed neu drosodd ac nad yw’r unigolyn yn dymuno i’r rhiant neu’r gofalwr gael mynediad, neu
(b)pe byddai darparu mynediad i’r rhiant neu’r gofalwr yn anghyson â llesiant yr unigolyn.
52.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 1 o Atodlen 3.
(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—
(a)hysbysu’r awdurdod lleoli mewn cysylltiad ag unrhyw blentyn sy’n derbyn gofal gan awdurdod lleol, a rhiant neu ofalwr unrhyw unigolyn arall, am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 2 o Atodlen 3;
(b)hysbysu’r awdurdod lleol ar gyfer yr ardal y mae’r gwasanaeth ynddi am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 3 o Atodlen 3;
(c)hysbysu’r swyddog heddlu priodol am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 4 o Atodlen 3;
(d)hysbysu’r bwrdd iechyd y mae’r gwasanaeth yn ei ardal am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 5 o Atodlen 3.
(3) Rhaid i’r hysbysiadau sy’n ofynnol gan baragraffau (1) a (2) gynnwys manylion y digwyddiad.
(4) Oni nodir fel arall, rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn ddi-oed ac yn ysgrifenedig.
(5) Rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn y modd ac ar y ffurf sy’n ofynnol gan y rheoleiddiwr gwasanaethau.
53.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu, yn ddi-oed, yr awdurdod lleol ar gyfer yr ardal y mae’r gwasanaeth ynddi, am bob unigolyn sy’n cael ei dderbyn i’r gwasanaeth ac am bob unigolyn sy’n cael ei ryddhau o’r gwasanaeth.
(2) Nid yw’n ofynnol i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r awdurdod lleol ym mharagraff (1) os yw’r unigolyn yn blentyn ac os yr awdurdod lleol hwnnw yw’r awdurdod lleoli ar gyfer y plentyn hefyd.
(3) Rhaid i hysbysiad o dan y rheoliad hwn fod yn ysgrifenedig a rhaid iddo ddatgan enw a dyddiad geni’r unigolyn.
(4) Pan fo’r unigolyn yn blentyn rhaid i’r hysbysiad hefyd ddatgan—
(a)pa un a yw llety yn cael ei ddarparu i’r plentyn o dan adran 76 neu 77 o Ddeddf 2014 neu, yn achos plentyn a leolir gan awdurdod lleol yn Lloegr, pa un a yw llety yn cael ei ddarparu i’r plentyn o dan adran 20 neu 21 o Ddeddf Plant 1989(1),
(b)pa un a yw’r plentyn yn ddarostyngedig i orchymyn gofal neu orchymyn goruchwylio o dan adran 31 o Ddeddf Plant 1989,
(c)manylion cyswllt—
(i)unrhyw awdurdod lleoli, a
(ii)unrhyw swyddog adolygu annibynnol a benodir ar gyfer achos y plentyn, a
(d)pa un a oes gan y plentyn ddatganiad anghenion addysgol arbennig, cynllun datblygu unigol neu gynllun addysg, iechyd a gofal ac, os felly, fanylion yr awdurdod lleol a chanddo gyfrifoldeb am gynnal y datganiad anghenion addysgol arbennig, y cynllun datblygu unigol neu’r cynllun addysg, iechyd a gofal.
(5) Yn y rheoliad hwn—
mae i “cynllun addysg, iechyd a gofal” yr ystyr a roddir i “EHC plan” yn adran 37(2) (cynlluniau addysg, iechyd a gofal) o Ddeddf Plant a Theuluoedd 2014(2);
mae i “cynllun datblygu unigol” (“individual development plan”) yr ystyr a roddir yn adran 10 o Ddeddf Anghenion Dysgu Ychwanegol a’r Tribiwnlys Addysg (Cymru) 2018(3);
mae i “datganiad anghenion addysgol arbennig” yr un ystyr â “statement of special educational needs” yn adran 324 o Ddeddf Addysg 1996(4).
54.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle i nodi, cofnodi a rheoli achosion posibl o wrthdaro buddiannau.
(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau nad yw person a chanddo fuddiant ariannol ym mherchnogaeth gwasanaeth preswyl ysgol arbennig yn gweithredu fel ymarferydd meddygol ar gyfer unrhyw unigolyn y darperir y gwasanaeth hwnnw ar ei gyfer.
55.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael polisi cwyno yn ei le a sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei weithredu yn unol â’r polisi hwnnw.
(2) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle ar gyfer ymdrin â chwynion, gan gynnwys trefniadau ar gyfer—
(a)nodi cwynion ac ymchwilio iddynt;
(b)rhoi ymateb priodol i berson sy’n gwneud cwyn, os yw’n rhesymol ymarferol cysylltu â’r person hwnnw;
(c)sicrhau bod camau gweithredu priodol yn cael eu cymryd yn dilyn ymchwiliad;
(d)cadw cofnodion sy’n ymwneud â’r materion yn is-baragraffau (a) i (c).
(3) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu crynodeb o gwynion, ymatebion a chamau gweithredu dilynol i’r rheoleiddiwr gwasanaethau o fewn 28 o ddiwrnodau i gael cais i wneud hynny.
(4) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—
(a)dadansoddi gwybodaeth sy’n ymwneud â chwynion a phryderon, a
(b)gan roi sylw iʼr dadansoddiad hwnnw, nodi unrhyw feysydd iʼw gwella.
56.—(1) Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau yn eu lle i sicrhau bod pob person sy’n gweithio yn y gwasanaeth yn gallu codi pryderon am faterion a all effeithio’n andwyol ar iechyd, diogelwch neu lesiant unigolion y darperir y gwasanaeth ar eu cyfer.
(2) Rhaid iʼr trefniadau hyn gynnwys—
(a)cael polisi chwythu’r chwiban yn ei le a gweithredu yn unol â’r polisi hwnnw, a
(b)sefydlu trefniadau i alluogi a chefnogi pobl sy’n gweithio yn y gwasanaeth i godi pryderon o’r fath.
(3) Rhaid i’r darparwr sicrhau bod y trefniadau sy’n ofynnol o dan y rheoliad hwn yn cael eu gweithredu’n effeithiol.
(4) Pan godir pryder, rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau—
(a)yr ymchwilir iʼr pryder;
(b)y cymerir camau priodol yn dilyn ymchwiliad;
(c)y cedwir cofnod o’r ddau beth uchod.